Gestione sagre, la soluzione definitiva

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Se la festa fosse nostra la gestiremmo così!

L’impianto di gestione sagre che per Noi rappresenta la soluzione più efficiente vede coinvolte almeno tre applicazioni Fast and Fest. Un sistema davvero completo, capace di semplificare la vita tanto al cliente della festa quanto all’organizzatore. Rappresenta, a parer nostro, la soluzione definitiva per un controllo preciso e puntuale della sagra.

Dove nasce l’idea di questo impianto

Da parecchio tempo abbiamo un’idea fissa: aiutare gli organizzatori a creare una sagra di successo. Per centrare questo obiettivo è indispensabile coinvolgere tutti gli “attori protagonisti” che partecipano alla festa: organizzatori, volontari della sagra ed ovviamente i clienti della sagra stessa. Questi ultimi devono arrivare alla sagra e non trovare code chilometriche in cassa, sedersi ai tavoli senza problemi, ordinare con semplicità ed infine vedersi riconsegnare le pietanze ordinate senza l’assillo di “correre” tra uno stand di preparazione e l’altro. I volontari della sagra invece devono essere messi nelle condizioni di poter cucinare con tranquillità e consegnare le pietanze ordinate con ordine e precisione. Gli organizzatori, in ogni momento, devono poter verificare l’andamento degli ordini, delle giacenze e delle scorte nonchè, importantissimo, l’andamento economico della manifestazione.

Centrati questi tre obiettivi, secondo la nostra esperienza, la sagra diventa davvero “user friendly” per i clienti, per gli operatori impegnati alla festa e per gli organizzatori. Risultato finale: una sagra di successo!

Quali sono le tre applicazioni coinvolte

Per raggiungere l’obiettivo prefissato abbiamo deciso di utilizzare tre dei nostri applicativi più utilizzati: FastGO (raccolta ordini ai tavoli), Fast and Fest (gestione cassa) e FastTime (controllo tempi di preparazione delle pietanze). Nello sviluppo di questa soluzione i tre software sono stati rivisti ed aggiornati per scambiarsi informazioni in tempo reale. Questo continuo movimento di dati è indispensabile per trasferire gli ordini dal cliente seduto al tavolo al cassiere per finire in cucina dove le pietanze vengono finalmente preparate e poi servite al cliente. In questo modo il cliente è chiamato a spostarsi davvero una volta sola: dal tavolo alla cassa per confermare l’ordine e saldare il dovuto. Un’operazione velocissima in quanto il cassiere non deve reinserire l’intero ordine ma semplicemente “convalidare” ciò che il cliente stesso ha caricato dal tavolo con l’applicativo FastGO. Ordine poi inviato immediatamente in cucina e gestito, nei tempi di preparazione, da FastTime. Nell’immagine sotto è riportata graficamente proprio questa “dinamica”, che permette al cliente di ordinare dal tavolo ed alla organizzazione della sagra di gestire l’ordine stesso in maniera Easy e Smart.

Esempio di gestione: Festival della Kostina

Come per tutte le nostre soluzioni anche questa modalità di gestione è stata ampiamente testata “sul campo”. Il Festival della Kostina (organizzata a Bergamo nel mese di marzo 2022) ha utilizzato questa modalità di lavoro per il governo dell’intera manifestazione. I feedback di ritorno sono stati ampiamente positivi. I clienti hanno potuto constatare la velocità e comodità nell’ordine sfruttando ampiamente FastGO. Gli organizzatori invece hanno potuto in maniera davvero “easy” controllare il flusso di persone in cassa senza intasare mai gli addetti in cucina, sfruttando appieno le potenzialità di FastTime per la gestione dei tempi di preparazione.

FastGO: raccolta ordini ai tavoli

Il cliente, appena arriva alla sagra, occupa un tavolo libero e si accomoda con tutta la famiglia. Appena seduto trova il volantino di presentazione del servizio FastGO che spiega quali sono i passaggi da compiere per ordinare la cena. A questo punto il cliente prende il suo smartphone ed apre con il Browser il sito web dedicato al Festival della Kostina (http://menu.fastgo.store). Sfogliando su questa WebApp l’intero menù raccoglie, in modo semplice ed intuitivo, l’ordine per tutto il gruppo. Una volta aperto il Carrello verifica l’esattezza dei dati inseriti e conferma l’ordine stesso. Il sistema lo memorizza ed assegna un numero d’ordine (nel nostro esempio n.571). Risultato: ordine raccolto in maniera semplicissima e senza difficoltà!

Fast and Fest: gestione cassa

Il cliente, dopo aver completato l’ordine al tavolo, si reca in cassa per pagare le pietanze e le bevande appena acquistate. Il cassiere, inserisce il numero d’ordine riferito dal cliente (nel nostro esempio n.571) e nel giro di un paio di secondi l’ordine viene recuperato e visualizzato in cassa. Ricevuto il pagamento l’addetto in cassa abilita in maniera definitiva l’ordine che immediatamente passa “nelle mani esperte” degli addetti in cucina. L’interazione cliente\cassiere si riduce cosi notevolmente: il tempo che il cliente rimane in cassa non supera i 30/40 secondi. Risultato finale: le lunghe code in cassa si riducono notevolmente, quasi a sparire!

Fast Time: gestione tempi in cucina

L’ordine, appena lasciato (informaticamente parlando) la postazione cassa viene preso in carico dall’applicativo FastTime che ne regola i tempi di preparazione. Grazie a questo sistema, opportunamente configurato secono le esigenze del Festival, produce immediatamente la comanda dei Primi Piatti, tenendo in sospeso invece quella dei Secondi. Questo permette agli addetti in cucina di preparare e consegnare al cliente dei “succulenti” primi piatti caldi senza l’obbligo di attendere anche la preparazione dei secondi. Il cliente, dal canto suo, riceverà al tavolo i primi piatti ordinati potendoli degustare con la dovuta calma senza “l’assillo” di accelerare la cena per non assaggiare poi i secondi, già consegnati, ormai freddi.

FastTime poi, una volta trascorso il tempo impostato, produce la comanda dei secondi piatti. Secondi preparati in cucina e consegnati al cliente che, avendo già terminato di gustare i primi, può continuare la cena senza nessun tipo di problema con piatti appena sfornati. Risultato: cliente soddisfatto, servizio da ristorante!

Pro e contro dell’impianto

Come per tutte le soluzioni tecnologiche esistono pro e contro nell’uso. La valutazione che rende questo impianto ampiamente utilizzabile in feste e sagre parte da un presupposto ben chiaro: i pro sono di gran lunga superiori ai contro. Ecco un piccolo elenco dei punti di forza di questa soluzione:

Comodità per il cliente che seduto serenamente al tavolo può gestirsi l’ordine con calma
Il cliente non deve continuamente alzarsi dal suo posto per gestire gli aspetti organizzativi per gustare le pietanze scelte. E’ sufficiente che si alzi solo una volta per “ufficializzare” l’ordine e provvedere al pagamento.
Il cliente può attendere al tavolo le pietanze calde come al ristorante assaporando la condivisione con la famiglia o gli amici, alleggerendo spostamenti caos e file che con questa soluzione sono destinate a sparire.
Le pietanze arrivano al tavolo calde evitando al cliente spostamenti o attenzioni sul quando, come e dove ritirare il cibo pronto.
L’organizzatore della festa non deve più preoccuparsi di gestire file chilometriche in cassa
Gli addetti in cucina possono lavorare senza preoccuparsi di allineare le linee dei primi con quelle dei secondi, ci pensa FastTime

I contro riferiti a questa soluzione sono da ricercare nell’ambito “informatico”. Dove c’è tecnologia ci vuole qualcuno in grado di governarla. Questo non significa che alla manifestazione deve essere presente un ingegnere informatico. E’ solamente consigliato che almeno un responsabile con una sufficente padronanza dei personal computer rimanga in zona. Potrebbe essere chiamato ad eseguire qualche piccola modifica alla configurazione del sistema: aggiunta prodotti nuovi, nascondere pietanze terminate, modifica dei tempi di preparazione primi\secondi ecc…

Chi ha testato questa soluzione di gestione sagre

Oltre al Festival della Kostina sono già moltissime le sagre che hanno testato, con successo, questa soluzione di gestione sagre. Eccone una piccola lista:

(°) Festa dell’Oratorio – Curnasco di Treviolo (BG) – Giugno 2021

(°) Festa della Campagna – Burligo di Palazzago (BG) – Luglio 2021

(°) Feste Parrocchiali di Seriate – Seriate (BG) – Agosto 2021

(°) Festa dell’Oratorio – Azzano San Paolo (BG) – Settembre 2021

(°) Festival della Kostina – Scanzorosciate\Bergamo\Brembate (BG) – Aprile\Marzo 2022