Contabilità sagra: Cassa Centrale
Analizzare la contabilità di tutte le casse attive non è mai stato cosi semplice
Nell’ottica di ottimizzare e migliorare l’organizzazione dell’evento abbiamo sviluppato un un software per la contabilità sagra generale, dell’intero impianto installato, denominato Cassa Centrale.
Il programma permette di analizzare, da una postazione sola, l’andamento di tutte le casse utilizzate alla sagra. Stampare i report dei ricavi, esportare la contabilità in Excel dell’intera sagra, controllare le vendite dei singoli prodotti sono solo alcune delle funzioni presenti nel programma.
Come funziona e come si integra con Fast and Fest
Il software Cassa Centrale è un programma complementare di Fast and Fest. Viene quindi utilizzato come accessorio delle nostre postazioni cassa. La configurazione ideale per l’uso della soluzione Cassa Centrale prevede l’aggiunta di un personal computer rispetto alle casse già presenti alla sagra. Su questo PC va installato appunto il software Cassa Centrale. Attraverso questa postazione “accessoria” il responsabile della manifestazione, alla fine della serata, può verificare l’andamento economico della festa stessa, stampare i report cassa per cassa, i report totali ed esportare tutta la contabilità in Excel.
Lo schema di principio di una installazione base è visibile nell’immagine qui sotto riportata. Nell’esempio si possono notare tre casse Fast and Fest (A,B,C) collegate con la postazione Cassa Centrale. Postazione che può essere installata anche a parecchi metri di distanza dalle casse A, B, C.
Funzioni e caratteristiche del software Cassa Centrale
Il programma è suddiviso principalmente in due sezioni. La prima è riferita all’analisi della contabilità giornaliera di tutte le casse collegate. La seconda area invece permette il controllo della contabilità totale della manifestazione, ovvero la sommatoria delle singole contabilità giornaliere memorizzate. Nell’immagine riportata sotto è possibile vedere l’interfaccia del software con edvidenziate le due sezioni principali.
Sezione 1 – Contabilità giornaliera in tempo reale
Incasso per postazione: istante per istante potrete controllare l’incasso di tutte le postazioni cassa collegate oppure stampare il report di incasso per ogni cassa ed il report di incasso totale della sagra. Nella figura 1 si può notare la stampa del report dell’incasso giornaliero dell’intera sagra nonchè l’incasso singolo di ogni cassa (nell’esempio cassa A e cassa B).
Vendite prodotti per cassa: in ogni istante potrere verificare le quantità vendute per ogni singolo prodotto, cassa per cassa e sul complessivo delle postazioni cassa collegate. E’ possibile anche filtrare e stampare le quantità divise per settori (cucina, griglieria, pizzeria, bar ecc..) nonchè naturalmente quelle riferite al totale delle casse collegate. La figura 2 riporta il report delle quantità vendute della postaziona A e dalla postazione B. La figura 3 invece riporta l’esportazione in Excel della contabilità giornaliera della sagra.
Sezione 2 – Contabilità totale sagra in tempo reale
La seconda sezione del programma è dedicata all’analisi della contabilità totale della sagra. In pratica questa contabilità non è altro che la somma delle singole analisi economiche giornaliere della festa. Grazie a quest’area del programma quindi, sempre in tempo reale, è possibile conoscere l’incasso generale della festa senza dover fare ulteriori calcoli al termine della manifestazione.
Incasso totale sagra: la figura 4 mostra la schermata del programma che riporta l’incasso totale della sagra nonchè l’incasso totale della festa cassa per cassa. Come si può notare sono presenti alcuni pulsanti che permettono le stampe di ciascuna contabilità nonchè l’esportazione, in Excel, della contabilità stessa.
Specifica dei prodotti venduti: Per una analisi ancora più precisa della sagra è presente l’area per il controllo delle quantità vendute pietanza per pietanza. La figura 5 riporta proprio questi dati riferiti ovviamente all’intero periodo della festa. Questa funzione prevede anche un filtro per poter ulteriormente affinare l’analisi dei prodotti venduti dividendoli per settori quali ad esempio Primi, Secondi, Bar ecc. Nella figura 6 è riportato un esempio di applicazione di questo filtro impostato per visualizzare i soli prodotti del settore Primi.
Esempio d’uso della Cassa Centrale
Una festa ha quattro postazioni cassa Fast and Fest con due stampanti di rete per la generazione delle comande d’ordine direttamente in cucina ed in pizzeria. L’organizzatore vuole conoscere in tempo reale l’andamento della sua manifestazione. Ha la necessità inoltre di avere sempre sott’occhio i prodotti venduti cosi da poter far fronte ad eventuali “problemi” di approvvigionamento delle materie prime.
L’impianto necessario per assecondare queste necessità è rappresentato nella schema qui sotto riportato.
L’organizzatore quindi in ogni momento, dalla postazione Cassa Centrale, può visionare tutti gli incassi cassa per cassa, verificare le quantità vendute di ogni singolo prodotto ed eventualmente stampare tutti questi report. Naturalmente queste analisi possono essere fatte senza fermare il lavoro delle quattro postazioni cassa Fast and Fest. Dallo schema sopra riportato si capisce benissimo che la postazione Cassa Centrale non deve essere necessariamente installata nelle immediate vicinanze delle postazioni cassa Fast and Fest. E’ possibile posizionarla anche in una zona “lontana” rispetto all’area delle casse, zona questa sempre molto frequentata e disturbata!!