Gestione casse per sagre, Bum Bum Festival
Come gestiamo il festival più importante di Bergamo e provincia
Gestire le casse per la Festa della Birra Trescore – Bum Bum Festival è un vanto per noi di Fast and Fest. Oltre a sentirla un pò come la manifestazione di casa la intendiamo come la festa più importante dove testare le nostre novità, le nuove idee. Se il feedback degli organizzatori è positivo significa che quanto abbiamo testato può essere utilizzato, con tranquillità, in tutte le altre sagre che forniamo.
Festa della Birra Trescore – un pò di storia
La storia della Festa della Birra di Trescore inizia ufficialmente nel 1993 quando un gruppo di amici, legati all’Oratorio ed alla squadra di basket del paese, organizzano la prima edizione. Negli anni la manifestazione, grazie alla qualità della musica proposta e della ottima organizzazione, cresce sempre di più. La location scelta, proprio nel centro storico del paese termale, diventana cosi troppo piccola. La festa della birra di Trescore quindi, sul finire degli anni ’90, si trasferisce nel parco comunale Le Stanze, attuale sede del Festival. Da quel momento in poi la crescita diventa vertigginosa, quasi irrefrenabile. Sul mega palco salgono nomi “fenomenali” della musica italiana (e non solo), citarli tutti sarebbe impossibile. Alcuni però vale davvero la pena di menzionarli: Negramaro, Davide Van De Sfroos, Elio e Le Storie Tese, Negrita, Piero Pelù, Giuliano Palma, Le Vibrazioni, Francesco Gabbani, Subsonica, J-Ax, Francesco Renga, Modena City Ramblers, Molella …
Ma il Bum Bum Festival (così viene chiamata dal 2014 la parte musicale dell’evento) non è solo ottima musica. Dietro ad ogni festival che si rispetti c’è sempre un’area food and drink capace di supportare le migliaia di persone che i concerti richiamano. Negli anni gli organizzatori hanno sempre investito anche su questo “settore della festa”. I risultati ottenuti ne sono la perfetta sintesi: tendoni pieni prima dei concerti, tendoni pieni durante i concerti ed ovviamente altrettanto affollati alla fine.
Bum Bum Festival – l’impianto di gestione casse per sagre installato
Come già detto in precedenza per questo festival “sfoderiamo” tutte le nostre soluzioni disponibili, se non di più. Negli anni infatti in questa manifestazione abbiamo sempre testato moltissime novità. Provare sul campo nuovi prodotti, nuove idee, nuove soluzioni è l’operazione migliore per capire il corretto funzionamento: una volta superata la Festa della Birra di Trescore sono promosse e quindi arruolabili per tutte le altre sagre.
Qui abbiamo testato per la prima volta (nel lontano 2009) la stampa remota delle comande (in cucina e pizzeria), nel 2010 la gestione dei prodotti limitati e il controllo dei consumi dei volontari con tessere a scalare, nel 2017 la soluzione cassa centrale capace di aggregare la contabilità di tutte le postazioni installate in tempo reale, nel 2018 è stata la prima festa a raccogliere gli ordini con lo smartphone con la WebApp FastGO. Nell’ultima edizione svolta, nell’estate del 2022, abbiamo provato con successo la Cassa Centrale WEB.
L’impianto installato in occasione del Bum Bum Festival si può considerare completo, rispetto all’offerta che Fast and Fest è in grado di offrire. Le cinque casse dell’area casse centrali sono collegate in rete per gestire la stampa remota degli ordini di cucina e di pizzeria. In questo modo il cliente non dovrà consegnare manualmente la comanda ma potrà attendere con tranquillità la chiamata del suo ordine (individuato con un numero univoco).
L’area birreria\bar è invece composta da tre casse, sempre collegate in rete con quelle dell’area centrale. Queste tre postazioni principalmente vengono utilizzate per la vendita dei soli prodotti “beverage”. All’occorrenza, nelle serata di grande afflusso di gente, sono comunque in grado di vendere tutti i prodotti a menù (e quindi stampare le comande in cucina e pizzeria).
La cassa volontari (nello schema chiamata Cassa V) è dedicata alla gestione degli ordini del personale che opera alla festa. Ogni volontario è dotato di una tessera barcode personalizzata (vedi immagine) in modo da poter essere riconoscibile dal sistema Fast and Fest. Su tale tessera viene caricato, ad inizio festa, un credito gestibile dal volotario stesso, durante le serate di lavoro.
FastGO
Tutte le casse installate sono configurate per ricevere ordini tramite la WebApp FastGO (per saperne di più clicca qui). Grazie a questa funzione, introdotta al Bum Bum Festival nel 2018, tantissimi clienti preordinano dal tavolo e poi in cassa confermano semplicemente l’ordine (ovviamente pagandolo!) senza che il cassiere lo debba reinserire tutto. Nelle serate di presenza davvero massiccia (parliamo di 3000/4000 persone) le file in cassa sono davvero irrilevanti. Con FastGo il tempo di permanenza in cassa si riduce del 70%.
Le immagini qui sotto riportate mostrano alcune schermata della WebApp dedicata alla festa.
Fast and Game
Come già anticipato in occasione di questa grande festa riusciamo sempre a portare delle novità. In questo caso, grazie anche alla richiesta degli organizzatori, abbiamo introdotto una nuova funzionalità al programma: Fast and Game. In pratica il nostro software è in grado di gestire un vero e proprio concorso a premi.
Ogni sera l’organizzazione, prima che inizi il servizio, inserisce la quantità e la tipologia dei premi da estrarre in cassa. Il sistema Fast and Fest, secondo alcuni criteri impostati all’inizio della manifestazione (in questa festa l’estrazione del premio è del tutto casuale e non è vincolata ad un minimo di spesa) esegue ogni ordine una estrazione “casuale”. Il cassiere immediatamente viene avvisato della vincita (o della non vincita) cosi che possa segnalare al cliente l’esito dell’estrazione. Risultato finale: cliente soddisfatto, cliente fidelizzato!